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Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. La información esta repartida en tablas, que se organiza en filas y columnas. Cada tabla contiene información de un tipo, pero todas las tablas de una misma base de datos se refieren a una misma temática.
Por ejemplo si quiere almacenar información sobre los empleados de una empresa, cada empleado estará una sola vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su otra tabla de la misma bd y los datos sobre los pedidos se almacenarán en otra tabla.

Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, por medio de consultas de código.
estas bases de datos han de estar en formato sql o similar para que la web se pueda comunicar con ellas. No sirve un archivo de excel.